Polityka prywatności

Dane kontaktowe

Adres: 41 Market Square, Connect Dungannon, Dungannon, Tyrone, BT70 1JN, GB
E-mail: hartelandcoea@gmail.com

Jakie dane zbieramy, do czego ich używamy i dlaczego

Zbieramy lub wykorzystujemy następujące informacje, aby świadczyć i ulepszać usługi dla klientów:

  • Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
  • Adresy
  • Płeć
  • Zawód
  • Data urodzenia
  • Stan cywilny
  • Szczegóły zatrudnienia (w tym wynagrodzenie, zasiłek chorobowy, staż pracy)
  • Historia kredytowa i informacje z biur informacji kredytowej
  • Informacje związane z pochwałami lub skargami
  • Informacje o użytkownikach strony internetowej

W celach związanych z zapobieganiem, wykrywaniem, badaniem lub ściganiem przestępstw przetwarzamy:‍

  • Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
  • Informacje finansowe (np. w celu zapobiegania oszustwom)

Do celów marketingowych i informacyjnych przetwarzamy:

  • Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
  • Adresy
  • Preferencje marketingowe

Do celów badawczych i archiwizacyjnych przetwarzamy:

  • Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
  • Adresy

W celu spełnienia obowiązków prawnych przetwarzamy:

  • Imię i nazwisko
  • Dane kontaktowe
  • Dokumenty tożsamości
  • Informacje o koncie klienta

W celu ochrony dobrostanu klienta przetwarzamy:

  • Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
  • Informacje o koncie klienta

W procesach rekrutacyjnych przetwarzamy:

  • Dane kontaktowe (np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, prywatny adres e-mail)
  • Data urodzenia
  • Numer ubezpieczenia społecznego
  • Kopie paszportu lub innych dokumentów tożsamości
  • Historia zatrudnienia (np. CV, referencje)
  • Historia edukacji (np. kwalifikacje)
  • Informacje o prawie do pracy
  • Informacje o karalności (np. wyniki sprawdzenia w bazach DBS, Access NI, Disclosure Scotland)
  • Szczegóły dotyczące poświadczenia bezpieczeństwa (np. podstawowe kontrole i wyższe poświadczenie bezpieczeństwa)

W przypadku zapytań, skarg lub roszczeń przetwarzamy:

  • Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
  • Adres
  • Historia zakupu lub usług
  • Korespondencję

Podstawy prawne przetwarzania danych i Twoje prawa

Zgodnie z brytyjskim prawem o ochronie danych osobowych musimy posiadać „podstawę prawną” do zbierania i wykorzystywania Twoich danych osobowych. Lista możliwych podstaw prawnych znajduje się w UK GDPR. Więcej informacji na temat podstaw prawnych można znaleźć na stronie internetowej ICO.

Podstawa prawna, na której się opieramy, może mieć wpływ na Twoje prawa związane z ochroną danych, które w skrócie przedstawiamy poniżej. Więcej informacji o Twoich prawach oraz o wyjątkach, które mogą mieć zastosowanie, znajdziesz na stronie ICO:

  • Twoje prawo dostępu – Masz prawo poprosić nas o kopie swoich danych osobowych. Możesz także zażądać innych informacji, takich jak szczegóły na temat źródła, z którego uzyskaliśmy dane osobowe, oraz komu je udostępniamy. Istnieją pewne wyjątki, które oznaczają, że możesz nie otrzymać wszystkich informacji, o które prosisz. Więcej o tym prawie przeczytasz tutaj.
  • Twoje prawo do sprostowania – Masz prawo poprosić nas o poprawienie lub usunięcie danych osobowych, które uważasz za niedokładne lub niekompletne. Więcej o tym prawie przeczytasz tutaj.
  • Twoje prawo do usunięcia danych – Masz prawo poprosić nas o usunięcie Twoich danych osobowych. Więcej o tym prawie przeczytasz tutaj.
  • Twoje prawo do ograniczenia przetwarzania – Masz prawo poprosić nas o ograniczenie sposobu, w jaki możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe. Więcej o tym prawie przeczytasz tutaj.
  • Twoje prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – Masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych. Więcej o tym prawie przeczytasz tutaj.
  • Twoje prawo do przenoszenia danych – Masz prawo poprosić, abyśmy przekazali dane osobowe, które nam przekazałeś, innej organizacji lub Tobie. Więcej o tym prawie przeczytasz tutaj.
  • Twoje prawo do wycofania zgody – Gdy wykorzystujemy zgodę jako podstawę prawną przetwarzania, masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie. Więcej o tym prawie przeczytasz tutaj.

Jeśli złożysz żądanie, musimy odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, a w każdym przypadku w ciągu jednego miesiąca.

Aby złożyć wniosek dotyczący praw związanych z ochroną danych, skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych na początku niniejszej polityki prywatności.

Nasze podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Nasze podstawy prawne do zbierania lub wykorzystywania danych osobowych w celu świadczenia i ulepszania produktów oraz usług dla klientów to:

  • Zgoda – mamy Twoją zgodę po przekazaniu wszystkich istotnych informacji. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu. Dla jasności: masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.
  • Umowa – musimy zbierać lub wykorzystywać informacje, aby móc zawrzeć lub wykonać umowę z Tobą. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu.
  • Obowiązek prawny – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby spełnić wymogi prawa. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych, prawa do sprzeciwu oraz prawa do przenoszenia danych.

Nasze podstawy prawne do zbierania lub wykorzystywania danych osobowych w celu zapobiegania przestępstwom, ich wykrywania, badania lub ścigania to:

  • Zgoda – mamy Twoją zgodę po przekazaniu wszystkich istotnych informacji. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu. Dla jasności: masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.
  • Umowa – musimy zbierać lub wykorzystywać informacje, aby móc zawrzeć lub wykonać umowę z Tobą. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu.
  • Obowiązek prawny – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby spełnić wymogi prawa. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych, prawa do sprzeciwu oraz prawa do przenoszenia danych.
  • Zadanie publiczne – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby wykonać zadanie określone w przepisach prawa, które mają być realizowane przez organizację taką jak nasza. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych oraz prawa do przenoszenia danych.

Nasze podstawy prawne do zbierania lub wykorzystywania danych osobowych w celach informacyjnych lub marketingowych to:

  • Zgoda – mamy Twoją zgodę po przekazaniu wszystkich istotnych informacji. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu. Dla jasności: masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.
  • Umowa – musimy zbierać lub wykorzystywać informacje, aby móc zawrzeć lub wykonać umowę z Tobą. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu.

Nasze podstawy prawne do zbierania lub wykorzystywania danych osobowych do celów badawczych lub archiwalnych to:

  • Zgoda – mamy Twoją zgodę po przekazaniu wszystkich istotnych informacji. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu. Dla jasności: masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.

Nasze podstawy prawne do zbierania lub wykorzystywania danych osobowych w celu spełnienia wymogów prawnych to:

  • Zgoda – mamy Twoją zgodę po przekazaniu wszystkich istotnych informacji. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu. Dla jasności: masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.
  • Umowa – musimy zbierać lub wykorzystywać informacje, aby móc zawrzeć lub wykonać umowę z Tobą. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu.
  • Obowiązek prawny – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby spełnić wymogi prawa. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych, prawa do sprzeciwu oraz prawa do przenoszenia danych.

Nasze podstawy prawne do zbierania lub wykorzystywania danych osobowych w celu ochrony dobrostanu klientów to:

  • Zgoda – mamy Twoją zgodę po przekazaniu wszystkich istotnych informacji. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu. Dla jasności: masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.
  • Umowa – musimy zbierać lub wykorzystywać informacje, aby móc zawrzeć lub wykonać umowę z Tobą. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu.
  • Obowiązek prawny – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby spełnić wymogi prawa. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych, prawa do sprzeciwu oraz prawa do przenoszenia danych.

Nasze podstawy prawne do zbierania lub wykorzystywania danych osobowych w celach rekrutacyjnych to:

  • Zgoda – mamy Twoją zgodę po przekazaniu wszystkich istotnych informacji. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu. Dla jasności: masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.
  • Umowa – musimy zbierać lub wykorzystywać informacje, aby móc zawrzeć lub wykonać umowę z Tobą. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu.
  • Obowiązek prawny – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby spełnić wymogi prawa. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych, prawa do sprzeciwu oraz prawa do przenoszenia danych.
  • Interesy żywotne – zbieranie lub wykorzystywanie informacji jest konieczne, gdy fizyczne lub psychiczne zdrowie albo dobro danej osoby znajduje się w poważnym lub pilnym zagrożeniu. Obejmuje to pilną potrzebę zapewnienia podstawowych środków do życia, takich jak żywność, woda, odzież czy schronienie. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu oraz prawa do przenoszenia danych.
  • Zadanie publiczne – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby wykonać zadanie określone w przepisach prawa, które mają być realizowane przez organizację taką jak nasza. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych oraz prawa do przenoszenia danych.

Nasze podstawy prawne do zbierania lub wykorzystywania danych osobowych w celu obsługi zapytań, skarg lub roszczeń to:

  • Zgoda – mamy Twoją zgodę po przekazaniu wszystkich istotnych informacji. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu. Dla jasności: masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.
  • Umowa – musimy zbierać lub wykorzystywać informacje, aby móc zawrzeć lub wykonać umowę z Tobą. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do sprzeciwu.
  • Obowiązek prawny – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby spełnić wymogi prawa. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych, prawa do sprzeciwu oraz prawa do przenoszenia danych.
  • Zadanie publiczne – musimy zbierać lub wykorzystywać Twoje informacje, aby wykonać zadanie określone w przepisach prawa, które mają być realizowane przez organizację taką jak nasza. Wszystkie Twoje prawa wynikające z ochrony danych mogą mieć zastosowanie, z wyjątkiem prawa do usunięcia danych oraz prawa do przenoszenia danych.

Skąd pozyskujemy dane osobowe

  • Bezpośrednio od Ciebie.

Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym w celu spełnienia wymogów prawnych, regulacyjnych, podatkowych, księgowych lub sprawozdawczych. Poniżej przedstawiamy nasz standardowy harmonogram retencji danych:

Dane kontaktowe klientów

Dane kontaktowe kupujących, sprzedających, wynajmujących i najemców przechowujemy przez 7 lat od ostatniego kontaktu, aby móc odpowiedzieć na ewentualne przyszłe zapytania, skargi lub kwestie prawne.

Dokumenty tożsamości (np. paszporty, rachunki za media)

Zbierane w celu spełnienia wymogów związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML), przechowywane przez 5 lat po zakończeniu relacji z klientem, zgodnie z wymogami prawnymi.

Wnioski najmu

Dane z formularzy zgłoszeniowych przechowujemy przez 6 lat po zakończeniu najmu, aby móc rozwiązywać ewentualne spory lub kwestie prawne.

Umowy najmu

Umowy i powiązane dokumenty przechowujemy przez 6 lat po zakończeniu najmu, zgodnie z Ustawą o przedawnieniu roszczeń z 1980 r., w celu ewentualnej obrony przed roszczeniami.

Umowy sprzedaży nieruchomości i dokumentacja z nimi związana

Przechowywane przez 7 lat po finalizacji sprzedaży, w celu spełnienia wymogów finansowych i audytowych.

Dane finansowe (w tym dane kont bankowych, faktury i zapisy płatności)

Przechowywane przez 6 lat w celu spełnienia obowiązków podatkowych i księgowych wobec HMRC.

Dokumentacja konserwacji nieruchomości

Zapisy dotyczące konserwacji i napraw w nieruchomościach zarządzanych przechowujemy przez 6 lat po rozwiązaniu sprawy, w celu spełnienia przepisów BHP oraz zarządzania przyszłymi sporami.

Nagrania z monitoringu CCTV (jeśli są stosowane w naszych lokalach)

Przechowywane przez 30 dni, chyba że dłużej wymagają tego incydenty lub postępowania, zgodnie z wytycznymi ICO.

Preferencje marketingowe i zgody

Przechowywane do 2 lat lub do momentu wycofania zgody – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

Dane pracowników i kandydatów do pracy

Dokumentacja pracownicza przechowywana jest przez 6 lat po zakończeniu zatrudnienia. Dane nieprzyjętych kandydatów – maksymalnie przez 12 miesięcy.

Wszystkie dane osobowe, które nie są już potrzebne, są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do zażądania ich usunięcia zgodnie z RODO w wersji obowiązującej w Wielkiej Brytanii (UK GDPR).

Komu udostępniamy dane

  • Innym organom finansowym lub śledczym ds. oszustw
  • Doradcom prawnym lub zawodowym
  • Organizacjom, którym jesteśmy prawnie zobowiązani udostępniać dane osobowe
  • Poprzednim pracodawcom
  • Dostawcom i usługodawcom
  • Konsultantom zawodowym

Jak złożyć skargę

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące sposobu, w jaki wykorzystujemy Twoje dane osobowe, możesz złożyć skargę, kontaktując się z nami za pomocą danych podanych na początku niniejszej polityki prywatności.

Jeśli po złożeniu skargi wciąż jesteś niezadowolony ze sposobu, w jaki wykorzystaliśmy Twoje dane, możesz również złożyć skargę do ICO (Information Commissioner’s Office).

Dane kontaktowe ICO:

Information Commissioner’s Office

Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Telefon: 0303 123 1113

Strona internetowa: https://www.ico.org.uk/make-a-complaint

‍

‍

‍